Vid olika typer av event krävs olika typer av funktionärer, som allt måste förberedas och samordnas. För att det ska fungera på bästa sätt krävs det att man sätter rutiner för detta, har man väl gjort det så är det betydligt enklare att anordna evenemang av olika sorter.

Funktionärsroller

Beroende på vilket evenemang man har krävs olika roller, vad som krävs när beskrivs på den här sidan under framförallt rubrikerna om att arrangera tävling samt Nattvolley. Nedan sammanställs vilka funktionärsroller som alltid bör beaktas.

Tävlingsledare och hallchef
Tävlingsledare är den som ser till att spelschema blir gjort, planfördelning och allt som har med tävlingsledningen att göra. Tävlingsledare tar även in resultat och uppdaterar tabeller under dagen. En tävlingsledare för tävlingen samt en hallchef per hall är rekommenderad. Tävlingsledaren och hallcheferna bör ha volleybollbakgrund och fullkoll på alla regler o.dyl

Kioskpersonal
Vid alla större event bör man ha en kiosk som bemannas av föräldrar. Det höjer stämningen  på eventet, förenklar för de som är med att hålla energidepåerna uppe samt är en bra inkomstkälla för föreningen.

Uppriggare och registreringsansvariga
Föräldrar som plockar fram alla planer, poängtavlor och sånt som behövs för att genomföra eventet. Plocka ner kan de som varit med och coachat göra, det brukar inte ta många minuter.

När planerna är riggade kan man börja ta emot och registrera de lag som ankommer, så man vet när alla lag har kommit.
Fotograf/reporter
Under dagen kan det vara bra att ha en fotograf som går runt och tar bilder, men också gör vissa videointervjuer med deltagarna. Var bara noggrann med att berätta att bilder tas, och att det kan publiceras på sociala medier. Ifall någon inte vill vara med, acceptera det.

Behövs domare och planfunktionärer?
När man håller skolturneringar och andra typer av event för icke volleybollspelare behöver man ha en domare på varje plan, och även någon som räknar poäng. I kidsvolley behovs dock bara en funktionär per bana.

Anordnar man en turnering för volleybollföreningar behöver dock inga domare tillsättas från arrangören. I fyrmannavolleyboll dömer de lag som vilar tillsammans med sina ledare, medan i kidsvolley ansvarar någon av coacherna för poängräkning.

Tillsätta funktionärer

Vanligaste sättet att tillsätta funktionärer för sina egna evenemang är att låta föräldrar till de barn som ska vara med bistå med den funktionering som inte kräver volleybollkunskaper, medan ledarna får agera tävlingsledare och coacher.

Tillsätta funktionärer i samband med anmälan
När man tar upp anmälan i google docs, vilket är ett väldigt bra sätt, kan man även inkludera frågor ifall föräldern som anmäler sitt/sina barn kan tänka sig att funktionera, samt vilka uppgift hen kan tänka sig ta. Ifall man i föreningar har unga ledare kan dessa fungera som coacher för sina adepter, och vuxna ledare kan i större utsträckning ta andra funktionärsroller.

Göra funktionärsschema
När man tagit emot anmälningar om vilka som kan tänka sig hjälpa till, samt vilka uppgifter de kan tänkas ta gör man upp ett schema som man sedan skickar ut till alla berörda föräldrar och ledare. Förhoppningsvis är det så pass många som anmält intresse att vara med så att man bara behöver stå en eller ett par timmar var, att det förefaller sig så bör man va noggrann med att poängtera i mailutskick till föräldrar. Att man gör det till en naturlig sak att föräldrar hjälper till i klubben är en viktig del i föreningsbyggandet.